Beauftragte Person an Land (DPA) für gewerblich genutzte Yachten gemäß dem ISM-Code

Eine benannte Person an Land (DPA) ist die Verbindung an Land zwischen der Besatzung Ihrer Yacht und deren oberster Leitung. Gemäß dem ISM-Code muss eine gewerblich genutzte Yacht auf internationalen Fahrten über eine solche Person verfügen. Die DPA überwacht die Sicherheit und die Vermeidung von Umweltverschmutzung und leistet dem Schiff direkte Unterstützung – daher ist es von Anfang an entscheidend, die richtige Person auszuwählen und ihr echte Befugnisse zu übertragen.

Was der ISM-Code vorschreibt

Der Internationale Code für das Sicherheitsmanagement (ISM-Code) gilt für gewerblich genutzte Yachten mit einer Bruttoraumzahl (GT) von 500 oder mehr sowie für Yachten, die auf internationalen Fahrten mehr als 12 Passagiere befördern. Falls Ihre Yacht unter eine dieser beiden Gruppen fällt, legt der Code fest, wie die Sicherheit und die Vermeidung von Umweltverschmutzung zu gewährleisten sind – sowohl an Bord als auch an Land.

Im Zentrum dieser Struktur steht der DPA. Der Kodex schreibt vor, dass es eine Person an Land geben muss, die direkten Zugang zur obersten Führungsebene hat. Dieser Zugang ist keine Höflichkeitsgeste. Er bedeutet, dass der DPA Sicherheitsbedenken direkt an die Unternehmensspitze herantragen kann, ohne mehrere Hierarchieebenen durchlaufen zu müssen, die diese möglicherweise herausfiltern könnten.

Die Rolle des Datenschutzbeauftragten umfasst drei miteinander verbundene Aufgabenbereiche:

• Überwachung der Sicherheit und Vermeidung von Umweltverschmutzung. Die DPA überwacht, wie das Sicherheitsmanagementsystem (SMS) der Yacht in der Praxis tatsächlich funktioniert – und nicht nur auf dem Papier.
• Unterstützung für das Schiff. Die Besatzung benötigt einen Ansprechpartner an Land, der bei Sicherheitsfragen, Übungen, der Berichterstattung und den Folgemaßnahmen behilflich ist.
• Verbindung zwischen Schiff und Land. Der DPA stellt sicher, dass Sicherheitsinformationen zwischen der Yacht und der Verwaltung in beide Richtungen fließen.

Eine wichtige Einschränkung: Der ISM-Code gilt nicht für Freizeityachten. In diesem Artikel geht es um gewerblich betriebene Yachten, für die der Code und die DPA-Anforderung sehr wohl gelten.

Warum die DPA für den Eigentümer von Bedeutung ist

Es ist verlockend, den Datenschutzbeauftragten lediglich als einen Namen auf einem Formular zu betrachten. Dies ist einer der häufigsten Fehler, der praktische Konsequenzen nach sich zieht.

Ohne einen entsprechend qualifizierten DPA weist die Sicherheitsmanagementstruktur eine Lücke auf. Der Besatzung steht möglicherweise kein klarer Weg zur Verfügung, um ein Problem zu melden. Kleinere Probleme bleiben nur dann klein, wenn jemand an Land sie im Blick behält. Ein DPA, der den Betriebsablauf der Yacht versteht, kann Muster erkennen – wiederkehrende Gerätefehler, Beinaheunfälle, Schulungslücken – und Maßnahmen ergreifen, bevor daraus Vorfälle werden.

Die DPA ist auch in wirtschaftlicher Hinsicht von Bedeutung. Das Konformitätsdokument (DOC) und das Sicherheitsmanagementzertifikat (SMC) der Yacht hängen von einem funktionierenden Sicherheitsmanagementsystem (SMS) und einer glaubwürdigen Struktur an Land ab. Stellt eine Flaggenbehörde oder ein Inspektor fest, dass die Rolle der DPA nur auf dem Papier besteht, wirft dies Fragen hinsichtlich des gesamten Systems auf.

Kurz gesagt: Die DPA ist eine Maßnahme zur Betriebssicherheit und keine administrative Formalität. Betreiber, die sie als solche betrachten, profitieren stärker davon – und haben bei der Inspektion weniger Probleme.

Was zeichnet eine gute DPA aus?

Der Kodex erwartet von der Datenschutzbehörde, dass sie drei Dinge wirklich versteht:

• Der ISM-Code selbst – was er vorschreibt und wie er in der Praxis angewendet wird.
• Der Betrieb der Yacht – wie das Schiff geführt wird, ihre Routen, ihre Besatzungsstruktur und ihre Risiken.
• Notfallmaßnahmen – was geschieht, wenn etwas schiefgeht, und wie die Unterstützung von Land aus dabei zum Tragen kommt.

Ein DPA muss weder Rechtsanwalt noch Vermessungsingenieur sein. Er benötigt jedoch ausreichende technische und betriebliche Kenntnisse, um sinnvolle Fragen zu stellen, unzureichende Antworten zu hinterfragen und zu erkennen, wann er die Angelegenheit an eine höhere Instanz weiterleiten muss.

Zudem benötigen sie echte Befugnisse. Wenn der Datenschutzbeauftragte nicht einfach die Geschäftsleitung anrufen kann, erfüllt diese Funktion nicht den im Kodex vorgesehenen Zweck. Wenn Sie jemanden in diese Position berufen, legen Sie diesen Zugang ausdrücklich fest – sowohl in der SMS als auch in der Praxis.

Wie der Aufbau gestaltet ist

Die Einrichtung der DPA-Funktion ist Teil eines umfassenderen Prozesses. Die übliche Abfolge lautet wie folgt:

1. Aufbau des Sicherheitsmanagementsystems (SMS). Das SMS legt Verfahren, Zuständigkeiten und Berichtswege für die Yacht und die Organisation an Land fest.
2. Ernennung eines qualifizierten DPA. Benennen Sie die Person, legen Sie deren Aufgaben fest und stellen Sie sicher, dass sie direkten Zugang zur obersten Führungsebene hat.
3. Beantragen Sie das Konformitätsdokument (DOC). Dieses wird vom Flaggenstaat an das Unternehmen ausgestellt und bestätigt, dass das SMS an Land den Anforderungen des Codes entspricht.
4. Beantragen Sie das Sicherheitsmanagementzertifikat (SMC). Dieses wird für jedes einzelne Schiff ausgestellt und bestätigt, dass die Yacht gemäß dem genehmigten SMS betrieben wird.

Das DOC hat Vorrang, da es das Unternehmen und dessen Landorganisation, einschließlich der DPA, abdeckt. Anschließend folgt das SMC für jede einzelne Yacht.

Die Bearbeitungsfristen variieren. Der DOC- und SMC-Prozess dauert in der Regel drei bis sechs Monate, abhängig von der Flaggenverwaltung und dem Reifegrad des SMS. Ein gut vorbereitetes System lässt sich schneller umsetzen; ein unzureichend ausgearbeitetes System neigt dazu, ins Stocken zu geraten.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

Die meisten Probleme im Zusammenhang mit der Funktion des DPA lassen sich auf eine Handvoll wiederkehrender Fehler zurückführen:

• Die Ernennung eines unqualifizierten DPA. Jemand, der kein echtes Verständnis für den ISM-Code, die Yacht oder Notfallmaßnahmen hat, kann diese Aufgabe nicht ordnungsgemäß erfüllen.
• Unzureichende SMS-Dokumentation. Sind die Verfahren vage oder veraltet, verfügt der DPA über keine solide Grundlage für seine Arbeit.
• Unklare Berichtswege. Die Besatzung muss wissen, an wen sie sich wenden soll und wie. Der DPA muss wissen, an wen er die Angelegenheit weiterleiten muss.
• Die DPA-Funktion als reine Formalität zu betrachten. Ein Name auf einem Zertifikat, ohne jegliche Einbindung in den Betriebsablauf, verfehlt den Zweck dieser Funktion.

Jedes dieser Probleme lässt sich beheben, doch ist es weitaus einfacher, die Konstruktion von Anfang an richtig zu gestalten, als sie nach einem Inspektionsbefund neu zu bauen.

Was dies für verschiedene Yachten bedeutet

Nicht jede Yacht unterliegt denselben Anforderungen. Der ISM-Code gilt für gewerblich betriebene Yachten mit einer Bruttoraumzahl (GT) von 500 oder mehr sowie für Yachten, die auf internationalen Fahrten mehr als 12 Passagiere befördern. Wenn Ihre Yacht gewerblich betrieben wird und unter eine dieser beiden Kategorien fällt, gilt die DPA-Anforderung für Sie.

Freizeityachten fallen nicht unter den ISM-Code, daher gilt die DPA-Anforderung für sie nicht. Sollten Sie sich nicht sicher sein, in welche Kategorie Ihre Yacht fällt, sollten Sie dies frühzeitig klären – dies ist entscheidend für alle weiteren Schritte.

Für Yachten, die unter den Kodex fallen, stellt sich in der Praxis nicht die Frage, ob ein DPA vorhanden sein muss, sondern wer diese Person sein sollte und wie sich ihre Rolle in Ihren Betrieb einfügt.

Was der Eigner als Nächstes tun sollte

Überprüfen Sie zunächst den Status Ihrer Yacht: Wird sie gewerblich betrieben, und erfüllt sie die Größen- oder Passagiergrenzen, aufgrund derer sie unter den ISM-Code fällt? Die Antwort auf diese Frage entscheidet darüber, ob ein DPA überhaupt erforderlich ist.

Ist dies der Fall, gehen Sie die praktischen Schritte durch:

• Legen Sie fest, wer als DPA fungieren soll, und stellen Sie sicher, dass diese Person über die für diese Rolle erforderlichen Kenntnisse in den Bereichen ISM, Betriebsabläufe und Notfallmaßnahmen verfügt.
• Legen Sie im SMS ausdrücklich fest, dass diese Person direkten Zugang zur obersten Führungsebene hat.
• Überprüfen Sie Ihre SMS-Dokumentation vor der Antragstellung, damit der DOC- und SMC-Prozess nicht durch Lücken verzögert wird.
• Legen Sie klare Berichtswege zwischen der Besatzung, dem DPA und der Geschäftsleitung fest.

Die Anforderungen variieren je nach Flagge; daher lohnt es sich, zu prüfen, welche Vorgaben Ihre Flaggenverwaltung erwartet, bevor Sie die Struktur endgültig festlegen. Wenn Sie dies frühzeitig klären, sparen Sie später Zeit.

In welchen Bereichen BlueWater Registration Services Ihnen helfen kann

BlueWater Registration Services kann Sie mit fahnenspezifischen ISM-Leitlinien und einer Bewertung der DPA-Struktur unterstützen – damit Sie feststellen können, welche Vorschriften für Ihre Yacht gelten und wie die Rolle der Landorganisation gestaltet werden sollte.

Für Eigner, die eine Yacht im UK Part 1-Register eintragen lassen möchten, bietet BlueWater ebenfalls Registrierungspakete an. Für den privaten Gebrauch sind Boote ab 1 m ab 1.350 € zzgl. MwSt. abgedeckt; darin enthalten sind die Gründung einer britischen Gesellschaft mit beschränkter Haftung (UK Limited Company), die offizielle UK Part 1-Registrierungsurkunde, die offizielle Gründungsurkunde sowie die Bereitstellung eines eingetragenen Firmensitzes für das erste Jahr. Für die gewerbliche Nutzung sind Boote ab 1 m ab 1.950 € zzgl. MwSt. abgedeckt; darin enthalten sind die gleichen Leistungen sowie ein „Safe Manning“-Zertifikat.

Diese Pakete gelten für Boote ab 1 m Länge, die privat oder gewerblich genutzt werden. Boote, deren Länge oder Nutzung außerhalb dieser Vorgaben liegt, werden von BlueWater nicht vermittelt, sodass diese Option nicht in Frage kommt.

Schlussfolgerung

Die benannte Person an Land ist die im ISM-Code vorgeschriebene Sicherheitskontaktstelle an Land, die für gewerblich genutzte Yachten mit einer Bruttoraumzahl (GT) von 500 oder mehr sowie für Yachten, die auf internationalen Fahrten mehr als 12 Passagiere befördern, vorgeschrieben ist. Bei ordnungsgemäßer Umsetzung bietet diese Funktion der Besatzung einen direkten Draht zur Geschäftsleitung, gewährleistet die praktische Funktionsfähigkeit des Sicherheitsmanagementsystems (SMS) und unterstützt die Prozesse im Rahmen des DOC und des SMC. Wird sie jedoch nur als reine Formalität ausgeübt, entsteht eine Lücke, die bei Inspektionen häufig festgestellt wird.

Ihr nächster Schritt besteht darin, zu prüfen, ob der ISM-Code für Ihre Yacht gilt, und anschließend zu entscheiden, wer Ihre DPA sein soll und wie deren Befugnisse in der Praxis ausgestaltet werden. BlueWater Registration Services kann Sie mit weiteren Hinweisen zu flaggenspezifischen ISM-Anforderungen und zur Struktur der DPA unterstützen.