Αρμόδιο πρόσωπο στην ξηρά (DPA) για εμπορικά σκάφη αναψυχής σύμφωνα με τον Κώδικα ISM

Ο «αρμόδιος υπάλληλος στην ξηρά» (DPA) αποτελεί τον σύνδεσμο από την ξηρά μεταξύ του πληρώματος του σκάφους σας και της ανώτερης διοίκησής του. Σύμφωνα με τον Κώδικα ISM, ένα εμπορικό σκάφος που πραγματοποιεί διεθνείς πλόες πρέπει να διαθέτει έναν τέτοιο υπάλληλο. Ο DPA επιβλέπει την ασφάλεια και την πρόληψη της ρύπανσης και παρέχει άμεση υποστήριξη στο σκάφος — επομένως, η επιλογή του κατάλληλου προσώπου και η παροχή πραγματικής εξουσίας σε αυτό είναι σημαντική από την πρώτη μέρα.

Τι απαιτεί ο Κώδικας ISM

Ο Διεθνής Κώδικας Διαχείρισης της Ασφάλειας (ISM) ισχύει για εμπορικά σκάφη αναψυχής 500 GT και άνω, καθώς και για σκάφη αναψυχής που μεταφέρουν περισσότερους από 12 επιβάτες σε διεθνή δρομολόγια. Εάν το σκάφος αναψυχής σας εμπίπτει σε μία από τις δύο αυτές κατηγορίες, ο Κώδικας καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να διαχειρίζονται η ασφάλεια και η πρόληψη της ρύπανσης — τόσο επί του σκάφους όσο και στην ξηρά.

Στο επίκεντρο αυτής της δομής βρίσκεται ο DPA. Ο Κώδικας απαιτεί την ύπαρξη ενός υπαλλήλου στην ξηρά που να έχει άμεση πρόσβαση στο ανώτατο διοικητικό επίπεδο. Αυτή η πρόσβαση δεν αποτελεί απλή ευγένεια. Σημαίνει ότι ο DPA μπορεί να θέσει ένα ζήτημα ασφάλειας στην κορυφή της εταιρείας, χωρίς να χρειάζεται να περάσει από διάφορα επίπεδα προσωπικού που ενδέχεται να το φιλτράρουν.

Ο ρόλος της DPA περιλαμβάνει τρεις αλληλένδετες αρμοδιότητες:

• Παρακολούθηση της ασφάλειας και της πρόληψης της ρύπανσης. Η DPA παρακολουθεί τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί στην πράξη το Σύστημα Διαχείρισης Ασφάλειας (SMS) του σκάφους, και όχι μόνο στα χαρτιά.
• Παροχή υποστήριξης στο σκάφος. Το πλήρωμα χρειάζεται έναν υπεύθυνο επικοινωνίας στην ξηρά που να μπορεί να βοηθήσει σε θέματα ασφάλειας, ασκήσεων, αναφορών και παρακολούθησης.
• Σύνδεση πλοίου και ξηράς. Ο DPA διασφαλίζει την αμφίδρομη ροή πληροφοριών ασφάλειας μεταξύ του σκάφους και της διοίκησης.

Ένας σημαντικός περιορισμός: ο Κώδικας ISM δεν ισχύει για τα σκάφη αναψυχής. Το παρόν άρθρο αφορά τα σκάφη που εκμεταλλεύονται για εμπορικούς σκοπούς, στα οποία ισχύουν τόσο ο Κώδικας όσο και η απαίτηση του DPA.

Γιατί η DPA είναι σημαντική για τον ιδιοκτήτη

Είναι εύκολο να αντιμετωπίσουμε τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων (DPA) ως ένα απλό όνομα σε ένα έντυπο. Αυτό είναι ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη και έχει πρακτικές συνέπειες.

Χωρίς έναν κατάλληλα καταρτισμένο DPA, η δομή διαχείρισης της ασφάλειας παρουσιάζει κενό. Το πλήρωμα ενδέχεται να μην διαθέτει σαφή διαδικασία για την αναφορά ενός προβλήματος. Τα μικρά ζητήματα παραμένουν μικρά μόνο αν κάποιος στην ξηρά τα παρακολουθεί. Ένας DPA που κατανοεί τη λειτουργία του σκάφους μπορεί να εντοπίσει τάσεις — επαναλαμβανόμενες βλάβες εξοπλισμού, παρ’ ολίγον ατυχήματα, κενά στην εκπαίδευση — και να αναλάβει δράση πριν αυτά εξελιχθούν σε συμβάντα.

Το DPA έχει επίσης εμπορική σημασία. Το Έγγραφο Συμμόρφωσης (DOC) και το Πιστοποιητικό Διαχείρισης Ασφάλειας (SMC) του σκάφους εξαρτώνται από ένα λειτουργικό Σύστημα Διαχείρισης Ασφάλειας (SMS) και μια αξιόπιστη δομή στη ξηρά. Εάν μια αρχή σημαίας ή ένας επιθεωρητής διαπιστώσει ότι ο ρόλος του DPA είναι απλώς τυπικός, αυτό δημιουργεί αμφιβολίες για ολόκληρο το σύστημα.

Με λίγα λόγια: η DPA αποτελεί μέτρο επιχειρησιακής ασφάλειας και όχι διοικητική τυπικότητα. Οι ιδιοκτήτες που την αντιμετωπίζουν με αυτόν τον τρόπο αποκομίζουν μεγαλύτερο όφελος από αυτήν — και αντιμετωπίζουν λιγότερα προβλήματα κατά τη διάρκεια των επιθεωρήσεων.

Τι κάνει μια DPA να είναι καλή

Ο Κώδικας αναμένει από την Αρχή Προστασίας Δεδομένων να κατανοεί πλήρως τρία πράγματα:

• Ο ίδιος ο Κώδικας ISM — τι προβλέπει και πώς εφαρμόζεται στην πράξη.
• Η λειτουργία του σκάφους — πώς λειτουργεί το σκάφος, τα δρομολόγιά του, η σύνθεση του πληρώματος και οι κίνδυνοι που ενέχει.
• Αντιμετώπιση καταστάσεων έκτακτης ανάγκης — τι συμβαίνει όταν κάτι πάει στραβά και πώς εντάσσεται σε αυτό η υποστήριξη από την ξηρά.

Ένας DPA δεν χρειάζεται να είναι δικηγόρος ή τοπογράφος. Πρέπει όμως να διαθέτει επαρκείς τεχνικές και λειτουργικές γνώσεις ώστε να θέτει λογικές ερωτήσεις, να αμφισβητεί αδύναμες απαντήσεις και να γνωρίζει πότε πρέπει να αναφερθεί το ζήτημα σε ανώτερο επίπεδο.

Χρειάζονται επίσης πραγματική εξουσία. Εάν ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPA) δεν μπορεί να επικοινωνήσει τηλεφωνικά με την ανώτατη διοίκηση, ο ρόλος του δεν λειτουργεί όπως προβλέπει ο Κώδικας. Όταν διορίζετε κάποιον, καθιστήστε αυτή την πρόσβαση σαφή — τόσο στο SMS όσο και στην πράξη.

Πώς είναι δομημένο το σύστημα

Η καθιέρωση του ρόλου του Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων (DPA) αποτελεί μέρος μιας ευρύτερης διαδικασίας. Η συνήθης σειρά ενεργειών είναι η εξής:

1. Δημιουργία του Συστήματος Διαχείρισης Ασφάλειας ( SMS). Το SMS καθορίζει τις διαδικασίες, τις αρμοδιότητες και τις ιεραρχικές σχέσεις για το σκάφος και τον οργανισμό ξηράς.
2. Διορισμός ενός εξειδικευμένου DPA. Ορισμός του προσώπου, καθορισμός των καθηκόντων του και επιβεβαίωση της άμεσης πρόσβασής του στην ανώτατη διοίκηση.
3. Λήψη του Εγγράφου Συμμόρφωσης (DOC). Αυτό εκδίδεται από το κράτος σημαίας προς την εταιρεία, επιβεβαιώνοντας ότι το SMS της ξηράς πληροί τον Κώδικα.
4. Λήψη του Πιστοποιητικού Διαχείρισης Ασφάλειας (SMC). Αυτό εκδίδεται ανά σκάφος και επιβεβαιώνει ότι το σκάφος λειτουργεί σύμφωνα με το εγκεκριμένο SMS.

Το DOC έχει προτεραιότητα, καθώς καλύπτει την εταιρεία και την οργάνωσή της στην ξηρά, συμπεριλαμβανομένου του DPA. Ακολουθεί στη συνέχεια το SMC για κάθε μεμονωμένο σκάφος.

Τα χρονοδιαγράμματα ποικίλλουν. Η διαδικασία έκδοσης του DOC και του SMC διαρκεί συνήθως τρεις έως έξι μήνες, ανάλογα με τη διοίκηση της σημαίας και το βαθμό ετοιμότητας του Συστήματος Διαχείρισης Ασφάλειας (SMS). Ένα καλά προετοιμασμένο σύστημα προχωράει πιο γρήγορα, ενώ ένα ανεπαρκές τείνει να καθυστερεί τη διαδικασία.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγονται

Τα περισσότερα προβλήματα που σχετίζονται με το ρόλο του DPA οφείλονται σε μια σειρά επαναλαμβανόμενων λαθών:

• Ο διορισμός ενός DPA που δεν διαθέτει τα απαιτούμενα προσόντα. Κάποιος που δεν έχει πραγματική κατανόηση του Κώδικα ISM, του σκάφους ή της αντιμετώπισης καταστάσεων έκτακτης ανάγκης δεν μπορεί να εκτελέσει σωστά το έργο του.
• Ανεπαρκής τεκμηρίωση του Συστήματος Διαχείρισης Ασφάλειας (SMS). Εάν οι διαδικασίες είναι ασαφείς ή παρωχημένες, ο DPA δεν διαθέτει σταθερή βάση για να εργαστεί.
• Ασαφείς ιεραρχικές σχέσεις. Το πλήρωμα πρέπει να γνωρίζει σε ποιον να απευθυνθεί και πώς. Ο DPA πρέπει να γνωρίζει σε ποιον να αναφερθεί.
• Η αντιμετώπιση του DPA ως μια απλή τυπική διαδικασία. Ένα όνομα σε ένα πιστοποιητικό, χωρίς καμία συμμετοχή στις επιχειρήσεις, αναιρεί τον σκοπό του ρόλου.

Κάθε ένα από αυτά τα προβλήματα μπορεί να επιλυθεί, αλλά είναι πολύ πιο εύκολο να σχεδιαστεί σωστά η κατασκευή από την αρχή παρά να ανακατασκευαστεί μετά από τα ευρήματα μιας επιθεώρησης.

Τι σημαίνει αυτό για τα διάφορα σκάφη

Δεν ισχύουν οι ίδιες απαιτήσεις για όλα τα σκάφη αναψυχής. Ο Κώδικας ISM εφαρμόζεται σε εμπορικά σκάφη αναψυχής 500 GT και άνω, καθώς και σε σκάφη αναψυχής που μεταφέρουν περισσότερους από 12 επιβάτες σε διεθνή δρομολόγια. Εάν το σκάφος αναψυχής σας λειτουργεί εμπορικά και εμπίπτει σε μία από τις δύο κατηγορίες, η απαίτηση για DPA ισχύει για εσάς.

Τα σκάφη αναψυχής δεν εμπίπτουν στον Κώδικα ISM, επομένως η απαίτηση για DPA δεν ισχύει για αυτά. Εάν δεν είστε σίγουροι σε ποια κατηγορία εμπίπτει το σκάφος σας, αξίζει να το διευκρινίσετε έγκαιρα — αυτό καθορίζει όλα τα επόμενα βήματα.

Για τα σκάφη που εμπίπτουν στον Κώδικα, το πρακτικό ερώτημα δεν είναι αν πρέπει να ορίσετε έναν DPA, αλλά ποιος πρέπει να είναι αυτός ο άνθρωπος και πώς ο ρόλος του ταιριάζει στη λειτουργία του σκάφους σας.

Τι πρέπει να κάνει στη συνέχεια ο ιδιοκτήτης

Ξεκινήστε επιβεβαιώνοντας τη θέση του σκάφους σας: λειτουργεί με εμπορικό χαρακτήρα και πληροί τα όρια μεγέθους ή αριθμού επιβατών που το υποβάλλουν στις διατάξεις του Κώδικα ISM; Η απάντηση σε αυτό το ερώτημα καθορίζει αν απαιτείται καθόλου DPA.

Εάν απαιτείται, ακολουθήστε τα παρακάτω πρακτικά βήματα:

• Αποφασίστε ποιος θα αναλάβει το ρόλο του DPA και βεβαιωθείτε ότι διαθέτει τις γνώσεις σχετικά με τον Κώδικα ISM, τη λειτουργία του σκάφους και την αντιμετώπιση καταστάσεων έκτακτης ανάγκης που απαιτεί ο ρόλος αυτός.
• Καθορίστε ρητά στο Σύστημα Διαχείρισης Ασφάλειας (SMS) την άμεση πρόσβασή του στην ανώτατη διοίκηση.
• Ελέγξτε την τεκμηρίωση του ΣΔΑ σας πριν από την υποβολή της αίτησης, ώστε η διαδικασία DOC και SMC να μην καθυστερήσει λόγω ελλείψεων.
• Καθορίστε σαφείς γραμμές αναφοράς μεταξύ του πληρώματος, του DPA και της διοίκησης.

Οι απαιτήσεις διαφέρουν ανάλογα με τη σημαία, οπότε αξίζει να ελέγξετε τι απαιτεί η αρμόδια αρχή για τη συγκεκριμένη σημαία πριν οριστικοποιήσετε τη δομή. Αν το κάνετε σωστά από νωρίς, θα εξοικονομήσετε χρόνο αργότερα.

Σε ποιους τομείς μπορούν να σας βοηθήσουν οι Υπηρεσίες Εγγραφής της BlueWater

Η BlueWater Registration Services μπορεί να σας παρέχει καθοδήγηση σχετικά με το ISM, ανάλογα με τη σημαία, καθώς και αξιολόγηση της δομής του DPA — βοηθώντας σας να επιβεβαιώσετε τι ισχύει για το σκάφος σας και πώς πρέπει να οργανωθεί ο ρόλος της χερσαίας μονάδας.

Για τους ιδιοκτήτες που καταχωρούν ένα σκάφος στο μητρώο UK Part 1, η BlueWater παρέχει επίσης πακέτα καταχώρησης. Για ιδιωτική χρήση, τα σκάφη από 1 m καλύπτονται από 1.350 €, χωρίς ΦΠΑ, ποσό που περιλαμβάνει τη σύσταση εταιρείας περιορισμένης ευθύνης στο Ηνωμένο Βασίλειο, το επίσημο πιστοποιητικό νηολόγησης «UK Part 1» του Ηνωμένου Βασιλείου, το επίσημο πιστοποιητικό σύστασης εταιρείας και την υπηρεσία καταστατικής έδρας για το πρώτο έτος. Για εμπορική χρήση, τα σκάφη από 1 m καλύπτονται από 1.950 €, χωρίς ΦΠΑ, ποσό που περιλαμβάνει τα ίδια στοιχεία καθώς και ένα πιστοποιητικό ασφαλούς επάνδρωσης.

Τα πακέτα αυτά καλύπτουν σκάφη μήκους από 1 m, είτε για ιδιωτική είτε για εμπορική χρήση. Η BlueWater δεν αναλαμβάνει τη διοργάνωση για σκάφη με μήκος ή χρήση εκτός αυτών των ορίων, οπότε η συγκεκριμένη επιλογή δεν ισχύει.

Συμπέρασμα

Ο αρμόδιος υπάλληλος στην ξηρά αποτελεί τον σύνδεσμο ασφάλειας στην ξηρά που απαιτεί ο Κώδικας ISM για εμπορικά σκάφη αναψυχής 500 GT και άνω, καθώς και για σκάφη αναψυχής που μεταφέρουν περισσότερους από 12 επιβάτες σε διεθνή δρομολόγια. Όταν ασκείται σωστά, ο ρόλος αυτός παρέχει στο πλήρωμα άμεση πρόσβαση στη διοίκηση, διασφαλίζει την αποτελεσματική λειτουργία του Συστήματος Διαχείρισης Ασφάλειας (SMS) στην πράξη και υποστηρίζει τις διαδικασίες DOC και SMC. Αν αντιμετωπιστεί ως μια απλή τυπική διαδικασία, δημιουργεί ένα κενό που συνήθως εντοπίζεται κατά τις επιθεωρήσεις.

Το επόμενο βήμα σας είναι να επιβεβαιώσετε εάν ο Κώδικας ISM ισχύει για το σκάφος σας και, στη συνέχεια, να αποφασίσετε ποιος θα είναι ο DPA σας και πώς θα λειτουργεί η εξουσία του στην πράξη. Η BlueWater Registration Services μπορεί να σας βοηθήσει με περαιτέρω καθοδήγηση σχετικά με τις απαιτήσεις του Κώδικα ISM για κάθε συγκεκριμένη σημαία και τη δομή του DPA.